担当者のイチ押し!

2024年2月 経理の合理化!電子取引データの保存方法について

多角経営を行っているA社の経理の合理化(証憑保存)についての事例を先月号で紹介いたしました。今月号では、令和6年1月より、完全に義務化されました「電子取引データの保存」について紹介させていただきます。

《現状》

経理、総務のそれぞれの担当者が、メール等で受け取った請求書等のデータをPDFにして、経理へ再度メールで送付しています。経理では、担当者からいつメールが届くのか、請求書等の漏れがないのか等の不安があると同時に、会計処理に時間がかかっている状況です。

取り組み後》

電子取引データを証憑保存機能(TDS)を利用し、総務担当者が直接メール等で受け取った請求書等を読み込み、保存することにしました。当初、証憑保存機能(TDS)は、FXクラウドシステムを利用していないと利用できなかったため、FXクラウドを利用している人から導入することにしました。その後、デジタルインボイス対応システムとして、インボイス・マネジャーが提供となり、これを利用することにより、全ての総務担当者において、請求書等の保存が可能となり、経理業務の効率化が図れることとなります。各担当者が直接保存することで、タイムリーな情報の把握に加え、部門別等の戦略情報も付加することができます。

2024年1月 経理の合理化!証憑の保管を証憑保存機能(TDS)で!

多角経営を行っているA社は、毎月、各拠点から本社へ領収書等を送付しているため、書類の発送に手間と費用がかかっていました。一方、本社では、各拠点から書類が到着しないと会計処理ができないため、書類等の確認が遅くなっていました。そこで、令和61月からの電子取引データの保存義務化を契機に、各拠点に証憑保存のためのソフトウェア(TDS)を導入し、証憑書保存並びに清算の流れを再構築することとなりました

 各拠点の状況に応じて、事務機能を 有しているところにはスキャナーを、それ以外のところからはスマートホン で、それぞれ領収書等をスキャン。 システムのAI機能を使って、画像か ら仕訳計上してもらうことで、書類の 紛失や書類を探す手間がなくなり、経 理作業が軽減されました。本社でも リアルタイムで仕訳及び領収書等の確認ができるようになり、確認作業時間 が大幅に短縮されました。システムがスキャナ保存制度の要件を 満たしているため、原本の(紙)の保管 も不要となり、保存スペースに余裕がで きたことも、嬉しい改善となりました。 (つづく)

2023年12月 証憑保存ツールで電子データかんたん保存!

電子取引の取引情報に掛かる電磁的記録の保存に関しての宥恕措置は、12月末で終了します。令和61月からは、メールやWebサイト上で受け取った請求書や領収書の電子取引データは、電子データのまま保存が必要です。こちらでも何回かご紹介している、会計システムと連携できる「証憑保存機能」は電子帳簿の保存要件を満たした状態で電子取引データを保存できるので、大変オススメです!すでに導入をされた関与先様、またこれから導入を考えている関与先様へ、10月より「TKC証憑保存ツール」という便利な機能が提供されましたのでご紹介します!

 このTKC証憑保存ツールを利用すると、Webサイトに表示された領収書等の電子取引データをブラウザの印刷操作だけで証憑保存機能に保存できるようになります。これまではいちどPDFファイルに変換し、デスクトップやフォルダに保存して、これを証憑保存機能に取り込む作業が必要でしたが、こちらのツールを利用することによりかんたんに保存できるようになります!    

 上記の作業で読み込んだ証憑から仕訳が計上できるので、仕訳に証憑を貼り付ける作業が無くなります。

システムの活用することで業務の効率化を進めていきましょう!TKC証憑保存ツール等の設定方法などは監査担当者にご確認ください。

               

2023年11月  得をしながら未来の準備を始めませんか?

  今年ももう残り2ヶ月、年末を意識する時期となりました。年末調整、確定申告を前にして、今回は小規模企業共済についてご紹介したいと思います。

小規模企業共済はいわゆる「経営者の退職金」です。事業をやめられたあとの生活の備えを積みたてていく、つまり未来の自分への仕送りとなります。

○積み立てていく金額は自分で選ぶことができます。

月々1,000円~70,000円まで。その範囲内で掛け金を増やしたり減らしたりすることもできます。例えば上限MAXのひと月70,000円を1年間掛けると、年間84万円積み立てることになります。

○節税効果も!

普通に銀行で84万円貯金しても税金への影響はありませんが、小規模企業共済の中に積み立てていけば、その84万円は所得から控除されます。民間の保険にも節税の効果はありますが、どれほど保険をかけても上限は年間12万円。その点、小規模企業共済は上限の金額が84万円と大きいので、節税のメリットも大きくなります。共済金の受取時期は基本的に事業廃業時ですが、65歳に達した場合や解約により受け取ることも可能です。受取金額は掛金額や受取理由により変動します。また、運用による受取額増加もあります。

短期間加入の場合は元本(掛け金)を割ったり、受取金額が無い場合もありますのでりますので注意が必要です。検討をされている方は、掛金の積み立て年数を十分に確保するためにも、少額でも早めの加入をお勧めします!また小規模事業者向けであるため、従業員数が増えて規模が大きくなると加入資格要件の範囲外になってしまうので、従業員数が範囲内のうちにご加入が必要です。

 詳細やご不明点につきましては、お気軽にご相談ください!

2023年10月  SNSで企業アピールしませんか?

   現在、弊所の広報委員では X(旧 Twitter)や LINE 公式にアカウントを活用し、ながおか会計の日常 や情報等を発信しています。

   毎日のつぶやき、セミナー情報、事務所便りの情報等を HP と連動し、X や LINE に流しています。 

   その他にも関与先の皆様に必要で有益な情報を早く届けるように運用しています。

   以下の図は HP のアクセス数になります。X や LINE を本格的に運用してからの HP のアクセス数の増 加は2倍近くになりました。 

   まずは会社名、お店の名前を知ってもらうことから、始めてみませんか? 

   ながおか会計の X、LINE 公式アカウントにも是非 フォロー、友達追加よろしくお願いいたします!

2023年9月 経理業務のペーパーレス化しませんか?

電子取引データ保存の宥恕規定が令和51231日に終了します。

令和6年からは電子取引データを受け取った場合は、電子データを保存することが必須になりますが、準備はいかがでしょうか?

電子取引データを電子で保存するのにおすすめなのは、「証憑保存機能」、別名「TDS」というシステムです。もう導入し使用している関与先もいらっしゃいますが、今回は電子取引データを保存するだけでなく、TDSを駆使してもう一段階上を目指し、ペーパーレス化をすることをお勧めします

上の図の方法は一例ですが、証憑を見ながら仕訳を入力したあとに、スキャンした証憑と仕訳を紐づけすることで、証憑を紙で保存することが不要になります。

(一定のルールに従って、保存することが必要になります。) 

 また、証憑と仕訳が紐づくことで、過去の仕訳と証憑の合致がすぐに出来る他、タイムスタンプを自動的に付与し、取引年月日や取引先名、金額等で検索することができます。

 ぜひこの機会にTDSを利用して、会計の省力化をしていきましょう!ご興味がある方は、監査担当者へお問い合わせください。

 


2023年8月 バックオフィス業務の軽減について


社内の会議資料作成にマネジメントレポート設計ツールをご活用ください

マネジメントレポート設計ツールとは、TKC会計ソフトからExcelに会計数値を取り出すことができる機能です。この機能を活用し、必要な会計数値のみをExcelに取り出し資料を作成することができます。


業務管理や販売管理にシステムを使っている場合、Excelにデータを出力することができれば、会計数値と組み合わせた独自の経営指標とすることができます。また、Excelを整備することで資料作成の半自動化も可能です。


バックオフィス業務を軽減させる視点から、マネジメントツールの活用がおすすめです。活用にあたり「こんなことがしたい」「これはできるのか」など、お気軽にご相談ください!

2023年7月 あなたが、毎日気にしていることは何ですか?

経営者のあなたは、このような質問をされたとき、何と答えますか?

「日々の売上」「来店人数」「生産性」「現金残高」といった数値指標でしょうか。それとも「天気」「自分の健康」「従業員の表情」「お客さんの満足度」といった数字では表せないものでしょうか。

今回は、飲食店において、日々の確認事項を見える化した事例です。

このお店では、毎日の売上金額を確認していましたが、売上が目標に到達できずに困っていました。商品数を増やしたり、営業時間を長くしたり試行錯誤しながらなんとか売上を上げようとしていました。そこで、スマートレジに記録されている情報をもとに、プッシュ型で確認したい情報が手元に届く仕組みを、独自に構築しました。


<図1:時間当たりの提供数>

 レジの会計データを活用し、時間帯別のレジ生産数を分析。来客が多くなるピークタイムにどのくらい商品を提供できたかを確認。オペレーションが適正かどうかを判断する。 

<図2:目標売上数との比較> 

 レジの販売記録をもとに当月の進捗を分析。目標売上を達成するためには何個売るのかを明確にし、実際に売れた個数と目標個数との差を曜日ごとに把握。

 集客状況にあわせた店舗の営業スタイル(ピークタイムにしっかり売る)やそのために商品数を減らしてオペレーションを効率化するなど根拠を持った対策を行うことができました。日々取り扱っている情報には、悩みを解決するヒントが隠されているかもしれません。


2023年6月 教育資金の準備はいかがですか?

今回は教育資金の積み立てについてお伝えします。

お子さんが小さい方は、ぜひ「時間」を味方に、こつこつ教育資金の準備を行いましょう!

1.  学資保険 貯蓄+保険

メリット:計画通りに貯蓄できます。万が一契約者の死亡、高度障害の際には保険料が免除され、満期学資金を受け取ることができます。

デメリット学資保険は長期間にわたり保険料を払い込むケースが多く、受取時にはインフレによって社会経済状況が変化し、契約時に想定していた金額よりも高額な教育資金が必要になり、満期学資金だけでは不足してしまう、という可能性があります。

対策:必要教育資金と積立額を確認しましょう!

2. つみたてNISA 積立しながら投資信託で運用

  メリット:預貯金より平均利回りが良い

  デメリット:元本保証がない

令和5年度税制改正で非課税枠が拡大された「つみたてNISA(ニーサ)」は、積み立てに特化した少額投資非課税制度で、資産を非課税で運用できます。運用する投資信託の分配金はそのまま再投資され、利益が利益を生む複利効果を期待できます。長期で続けるほど大きくなるため、「時間」を味方に長期運用しましょう。また、家庭の収支状況に合わせ積立額を変更することができ、引き出し(資産売却)も自由です。

 上の図のように、月1.5万を20年間3%で運用できた場合、複利運用効果は132万円になります。

 しかし、使いたいタイミングに損失がでている場合も考えられます。つみたてNISAだけでなく、預金、学資保険を組み合わせ、確実に動かせる資金を持つことも重要です。

 2024年1月から新NISAが始まります!詳しい情報はまたお知らせ致します。


2023年5月 教育資金の準備はいかがですか?


春は進学、進級の季節ですね。新生活を迎える学生のお子さんを持つ親御さんも多いかと思います。進学ではお金の方も気になるところ。2回にわたり教育資金についてお伝えします。

もし仮に2歳差の3人のお子さんが大学進学を年表にすると上記のようになります。学費と生活費「4年間の合計」で、国公立・自宅で約540万円、私立理系・自宅外通学で1,270万円、私立の医学部となるとさらに高額になります。教育費が重なると大きな出費となりますね。

 

上図は長男の大学4年間のマネープランです。進学のための貯蓄300万で、家計から2.5万しか回せないケースを想定します。学生自身がアルバイトできそうな場合、無理のない範囲で見込んでいいでしょう。奨学金240万は金利1%の場合、卒業後から月1.5万を15年間返済となります。このように親子で協力し負担し合えば大学4年間が無理なく回せることが確認できます。まずは、このような試算を行って進学の話とお金の話をしていきましょう!

次回は「教育資金の積立」についてです!

2023年4月 ちょっと便利な機能のご紹介


TKC会計ソフトは仕訳帳や総勘定元帳などのデータをExcel利用できる形式で切り出すことができます。そのため、過去の個別のデータを元にした分析や資料の作成も可能です。今回はデータ切り出し機能からアウトプットしたデータの整理を例にして便利なExcelの機能をご紹介いたします。

1.データの切り出し

 TKC会計ソフトで仕訳帳や元帳を開くと画面上部(クラウドシリーズは右上)にファイル切り出しボタンがあります。押すと会計ソフトから表示された情報をTEXTCSVでアウトプットすることができます。

 

2.データの整理

 1.でアウトプットしたCSVデータを開くとExcelが開きます。このデータを整理するにはフィルター機能が便利です。開いたエクセルのホームから「並べ替えとフィルター」から「フィルター」ボタンをおします。するとデータの頭に▼ボタンが表示されます。この▼ボタンの中を押すと並べ替えや特定データのみの表示ができます。あとは、その情報を合算したり、別のシートに切り貼りすることで独自の管理表を作成したりすることができます。

上記のほか、特定のルールを決めて該当したときだけ色を変えたりすることができる「条件付き書式」やデータの中から特定の名前の仕訳を調べたいときに、キーボードのCTRL」キーを押しながら「F」キーを押すと使える検索機能(これはExcelだけでなくwordWebブラウザなどでも使えます!)などもあります。

今回は会計データの整理を例に紹介しましたが、それ以外でもExcelを使うときに活用できる便利な機能です。今まで使っていなかった方はぜひ一度お試しください!

2023年3月 仕訳連携で業務効率化を検討しませんか?

TKCと直接連動できないレジシステムや販売管理システム等をお使いの場合、経理仕訳を手入力していたりしませんか。

TKCの会計ソフトは一部のソフトを除き、外部から仕訳データを読み取る機能が搭載されています。そして、連携データはエクセル等の汎用ソフトでも作成することができます。もし、システム内に売上データ等をCSVファイルやエクセルファイルとして切り出す機能がついていれば、そのデータを変換することでTKC会計ソフトへ読み込むことができます。変換作業は、事前にエクセル等で作成した変換ファイルを使うことで、基本的にはデータをエクセルに貼り付けてボタンを押すだけ、といった操作感覚で完了することができます。

上図を見て、これだけなら「仕訳1枚くらいなら手で打ってもそんなに変わらないな。」と思うかもしれませんが、連携を駆使することで作業時間を減らしながら、詳細なデータを計上することが可能になります。従前は月末に集計した売り上げを仕訳1枚で計上していたものを日々計上したり、売上の種類ごとに計上することが時間を掛けずに出来るようになります。

 仕訳連携を駆使して業務の効率化と高度な業績管理が出来る体制を構築していきましょう!

2023年2月 改正電子帳簿保存法の対応はお済みですか?Ⅱ

前回は、改正電子帳簿保存法の概要を振返りましたが、今回は、この法律により義務化された電子取引の電子データ保存などについて確認していきましょう。

 

<電子取引とは?>

 「取引情報」*1の受け渡しを電子的方法により行う取引をいいます。具体

的には、EDI取引*2、インターネット等による取引、電子メールで取引情報

を受け渡しする取引(添付ファイルによる場合を含む)、ネットサイトで取引情

報を受け渡しする取引等をいいます。

*1 「取引情報」とは、取引に関して受領し、または交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項のことを指します。

*2 EDIElectronic Data Interchangeとは、企業間において、取引情報(発注書、納品書等)を専用回線やインターネットを通じて、電子でやり取りするシステムのことです。


<電子取引データの保存場所は?保存期間は?>

 電子取引データの保管場所と保存期間は、国税関係書類(取引関係書類)が作成、受領された日本国内の事務所または納税地において、法人事業者の場合7(欠損金の繰越控除を受ける法人は最長10年間)、個人事業者の場合5年間となります。また、真実性を確保する観点から、一定の条件を満たす形式で電子データのまま記憶媒体に保存しておく必要があります。

 保存に用いる記録媒体として、例えば、電子メールにより取引情報を受け渡しする取引(添付ファイルによる場合を含む)を行った場合、電子取引に該当するため、その取引情報に係る電子データの保存が必要となります。

 この電子データの保存とは、「電子メール本文に取引情報が記載されている場合は電子メール」「電子メールの添付ファイルにより取引情報(領収書等)が受け渡しされた場合は添付ファイル」を、ハーディスク、コンパクトディスク、DVD、磁気テープ、クラウド(ストレージ)サービス等に記録・保持することをいいます。取引情報の含まれていない電子メールは保存の必要はありません。

<いつから行わなければならないのか?>

 令和411日以後、電子取引を行うすべての事業者に適用されます。ただし、令和51231日までは宥恕期間となっており、準備ができ次第施行することとなっています。

2023年1月 改正電子帳簿保存法の対応はお済ですか?

改正電子帳簿保存法が令和411日から施行され1年が経過しました。現在は、この法律については一部、宥恕期間が設けられていますが、その期限も残りあと1年(令和51231日)となりました。そこで、今月、来月の2回シリーズで改正電子帳簿保存法についてお知らせします。まず、1回目の今回は、この法律の概要を紹介します。

<電子帳簿保存法の改正>

 電子帳簿保存法(電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律)は、原則紙での保存が義務付けられている帳簿書類について、電磁的記録(※)で保存をするための要件や、電子データでやり取りした取引情報の保存義務などを定めた法律です。

 当該法律に係る電子帳簿保存とは、図表1のように3つに区分され、「電子帳簿・電子書類保存」及び「スキャナ保存」は、法律上任意ですが、「電子取引」ついては、すべての法人・個人事業者において、法律上強制適用となります。もし対応しない場合には青色申告の承認が取り消される可能性があります。


※電磁的記録

記録媒体上に記録・保存された電子データのこと。「電子的方式・磁気的方式その他の人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるもの」と法律で規定されています。